DataPour les communes, les CPAS et les intercommunales
Le courrier arrive vite au bon service.
L'accueil numérise le courrier en une seule pile. DataSnap la sépare lettre par lettre, reconnaît une demande de carte de riverain, une facture ou une réclamation, et range chaque pièce dans le dossier du service qui la traite. Une lettre est lue et transmise quelques minutes après la numérisation. La reconnaissance tourne sur un PC ou un serveur de la commune.
Par où commencer
Six flux papier que vous pouvez automatiser un par un.
Courrier entrant
Le courrier du matin passe en une seule pile dans le scanner. Une feuille à code-barres ou une page blanche indique où commence une nouvelle lettre, et chaque lettre arrive dans le dossier du bon service.
Formulaires de demande
Sur une demande papier, DataSnap relève le nom, l'adresse, la plaque d'immatriculation et la date. Seul un formulaire avec un champ illisible ou manquant passe par un collaborateur.
Factures hors Peppol
Les factures des fournisseurs étrangers et les dernières factures papier. DataSnap reconnaît le fournisseur à son numéro de TVA dans votre table de référence et vérifie les montants et l'IBAN.
Dossiers sociaux
Fiches de paie et attestations jointes à une demande. Vous rendez la vérification obligatoire champ par champ, et vous voyez ensuite, pour chaque valeur, qui l'a approuvée.
Rattrapage des dossiers d'urbanisme
Les anciens dossiers deviennent des PDF/A interrogeables. Dans l'archive du portail, vous fixez une durée de conservation par type de document.
Constats sur place
L'agent de l'urbanisme photographie un document avec l'application mobile. Sans réseau, il reste sur le smartphone jusqu'au retour de la connexion.
Qui participe à la décision
Ce que chaque décideur veut savoir.
- Directeur général
- Moins de ressaisie, sans personnel supplémentaire. Une formule pour la commune coûte à partir de 2 400 € par an.
- Sécurité de l'information · DPO
- Tout tourne sur vos propres serveurs. Aucun document ne va dans le cloud, sauf si vous l'activez vous-même.
- Responsable informatique
- Un service Windows qui traite aussi quand personne n'est connecté. Les mises à jour sont signées et ne demandent pas de droits d'administrateur.
- Archiviste
- PDF/A-2b, testé avec veraPDF. Durées de conservation et gel juridique dans l'archive du portail.
Formules pour les communes
Service : 2 postes de numérisation, le portail et 5 utilisateurs mobiles pour 2 400 € par an. Organisation : 5 postes de numérisation, portail avec 25 utilisateurs et 25 utilisateurs mobiles pour 5 700 €. Grande organisation : 12 postes de numérisation, portail avec 50 utilisateurs et 60 utilisateurs mobiles pour 12 300 €. Hors TVA, mises à jour et support compris. Chaque formule comprend aussi un volume pour le cloud et l'archive. Ce qui tourne sur votre propre serveur est illimité.
Autres secteurs
Le même logiciel dans un hôpital, une PME ou chez un prestataire de numérisation.
Laboratoire, pharmacie et dossiers patients
Demandes de laboratoire, bons de livraison de la pharmacie hospitalière et formulaires de consentement, traités sur les serveurs de l'hôpital.
Le papier qui arrive hors Peppol
Contrats, dossiers du personnel et formulaires de demande. Un prix annuel fixe, et nul besoin de connaître l'IA.
Votre propre plateforme de numérisation
Numérisation en direct avec un avertissement en cas de page floue, séparation par feuilles intercalaires, votre logo dans les applications.
Démo
Voyez DataSnap à l'œuvre sur des documents de votre secteur.
En 30 minutes, nous numérisons une pile d'exemples, comme un formulaire de demande ou un bon de livraison, et vous voyez comment chaque valeur est lue et vérifiée. Vous connaissez le prix à l'avance.