DataVoor gemeenten, OCMW's en intergemeentelijke verenigingen
De post ligt snel bij de juiste dienst.
Het onthaal scant de post in één stapel. DataSnap splitst die per brief, herkent een aanvraag bewonerskaart, een factuur of een bezwaarschrift en zet elk stuk in de map van de dienst die het behandelt. Een brief is binnen enkele minuten na het scannen uitgelezen en doorgestuurd. De herkenning draait op een pc of server van de gemeente.
Waar u kunt starten
Zes papierstromen die u stuk voor stuk kunt automatiseren.
Inkomende post
De ochtendpost gaat als één stapel door de scanner. Een barcodeblad of een blanco pagina markeert waar een nieuwe brief begint, en elke brief komt in de map van de juiste dienst.
Aanvraagformulieren
Van een papieren aanvraag haalt DataSnap naam, adres, nummerplaat en datum. Alleen een formulier met een onleesbaar of ontbrekend veld gaat naar een medewerker.
Facturen buiten Peppol
Facturen van buitenlandse leveranciers en de laatste papieren facturen. DataSnap herkent de leverancier aan het btw-nummer uit uw opzoektabel en rekent bedragen en IBAN na.
Sociale dossiers
Loonfiches en attesten bij een aanvraag. U maakt nakijken verplicht per veld, en later ziet u per waarde wie ze goedkeurde.
Inhaalscans van bouwdossiers
Oude dossiers worden doorzoekbare PDF/A. In het archief van het portaal stelt u per documentsoort een bewaartermijn in.
Vaststellingen ter plaatse
De bouwinspecteur fotografeert een document met de gsm-app. Zonder bereik blijft het op de gsm tot er weer netwerk is.
Wie beslist mee
Wat elke beslisser bij u wil weten.
- Algemeen directeur
- Minder overtypen zonder extra personeel. Een pakket voor de gemeente kost vanaf €2.400 per jaar.
- Informatieveiligheid · DPO
- Alles draait op uw eigen servers. Er gaat geen document naar de cloud, tenzij u dat zelf inschakelt.
- ICT-coördinator
- Een Windows-service die ook verwerkt als niemand aangemeld is. Updates zijn ondertekend en vragen geen adminrechten.
- Archivaris
- PDF/A-2b, getest met veraPDF. Bewaartermijnen en juridische bewaring in het archief van het portaal.
Pakketten voor gemeenten
Dienst: 2 scanstations, het portaal en 5 gsm-gebruikers voor €2.400 per jaar. Organisatie: 5 scanstations, portaal met 25 gebruikers en 25 gsm-gebruikers voor €5.700. Groot: 12 scanstations, portaal met 50 gebruikers en 60 gsm-gebruikers voor €12.300. Exclusief btw, updates en support inbegrepen. Elk pakket bevat ook een volume voor de cloud en het archief. Wat op uw eigen server draait, is onbeperkt.
Andere sectoren
Dezelfde software in een ziekenhuis, een kmo of een scanbureau.
Labo, apotheek en patiëntendossiers
Labo-aanvragen, leveringsbonnen van de ziekenhuisapotheek en toestemmingsformulieren, verwerkt op de servers van het ziekenhuis.
Papier dat buiten Peppol binnenkomt
Contracten, personeelsdossiers en aanvraagformulieren. Een vaste jaarprijs, en u hoeft niets van AI te kennen.
Uw eigen scanplatform
Live scannen met een waarschuwing bij een wazige pagina, splitsen op scheidingsbladen, uw logo in de apps.
Demo
Bekijk DataSnap op documenten uit uw eigen sector.
In 30 minuten scannen we een stapel voorbeelden, zoals een aanvraagformulier of een leveringsbon, en ziet u hoe elke waarde uitgelezen en nagekeken wordt. De prijs kent u vooraf.